A rotina de quem é responsável por uma obra é bem corrida e cheia de coisas diferentes para fazer. Seja em uma reforma, ou em um projeto inteiramente novo, as atividades vão desde a parte de pesquisa e concepção das ideias inicias, até a entrega final.
Seja ajudando a fazer cotações para o orçamento da obra, escolhendo materiais, acompanhando o andamento do trabalho in loco ou atendendo os clientes, a atenção do responsável com todos os detalhes pode ser bastante cansativa e exige muita organização.
Se você anda nesse ritmo acelerado e ainda se preocupa com a perda de informações, veja esta lista de ações que você pode tomar para que tudo se torne mais fácil de ser administrado com segurança.
1. Invista em um bom planejamento
Todo gestor de negócios, por mais que também acabe atuando junto à parte operacional, precisa saber se planejar.
Essa fase de cada projeto é bastante importante para que se consiga evitar desperdício de tempo na resolução de problemas que vão exigir sua atenção e uma tomada de decisão em algum momento.
O ideal é que se tenha um mapa traçado para todas as fases do projeto e também algumas ideias de um plano alternativo caso uma ou outra coisa saia fora do planejamento original.
Apesar de cada cliente e projeto serem únicos, todo profissional tem a consciência de que existe uma rotina mínima que sempre se repete no trabalho. É exatamente dessa parte do negócio que estamos tratando.
Busque fazer um workflow bem objetivo para ajudar em cada fase. Assim, você facilmente terá condições de identificar antecipadamente o que vai ser preciso preparar (principalmente quando falamos de documentos e algumas decisões) e qual a relação de dependência entre os pontos percebidos.
É possível, inclusive, utilizar esse modelo já bem amadurecido de esteira de produção para explicar aos clientes como o projeto vai ser tocado. Esse tipo de ferramenta é ótimo para oferecer uma noção mais ampla de todo o trabalho.
2. Classifique e ordene os seus documentos
Em uma obra existe sempre uma grande quantidade de documentos de tipos variados, todos eles necessários para realizar o trabalho. Esses documentos servem como base para execução do projeto, de onde serão tiradas algumas definições e onde ficarão armazenadas informações que forem discutidas e aprovadas.
Por isso é muito importante que você consiga ter uma metodologia funcional para trabalhar com os seus arquivos. Por analogia, seria mais ou menos o que um cheff de cozinha faz quando prepara o seu mise en place. É fundamental se preparar antes de realmente começar o projeto.
Antigamente era necessário imprimir muitos documentos e arquivos e o volume de papéis e pastas se amontoava rapidamente dentro do escritório, até que fosse realizada uma faxina para reorganizar o que era preciso e jogar fora o que não era mais útil.
Hoje, mesmo sendo necessário fazer a impressão de alguns materiais, muito do que se troca de documentos acontece online. Esse envio e recebimento constante de arquivos virtuais aparentemente deixa tudo mais organizado no escritório.
Por outro lado, a facilidade que temos de fazer várias cópias do mesmo arquivo em questão de segundos ajuda a congestionar nossos próprios diretórios. Nessa hora, achar a versão mais atualizada de um arquivo pode ser uma tarefa cansativa e, às vezes, sem sucesso.
Para não perder informações, tenha sempre o hábito de categorizar muito bem os seus documentos, separe-os de acordo com o tipo e também a necessidade.
3. Tenha um sistema de backup
Com discos rígidos cada vez maiores, internet de mais fácil acesso e estável, soluções em nuvem e excelentes opções de sistemas de gestão, não se pode mais pensar em confiar todas as suas informações a uma cópia local salva em cada estação de trabalho.
Normalmente, é de conhecimento de todos a necessidade e importância de se fazer backups frequentes dos arquivos que são importantes, mas na realidade poucas pessoas fazem isso de verdade.
Mesmo assim, aquelas que o fazem acabam não tendo uma regularidade que garanta uma segurança real dos seus dados e das atualizações que ocorrem a cada dia.
Como estamos trabalhando diariamente com arquivos de projetos em nossos computadores, todas as informações são atualizadas com muita velocidade e as vezes não nos damos conta disso.
Reflita um pouco sobre a sua realidade: o que significaria perder apenas uma semana de trabalho? Imaginar este cenário nos dá uma boa noção da importância de fazer cópias de segurança de tudo que é importante.
Para não correr mais esse tipo de risco, busque uma solução confiável capaz de fazer automaticamente o backup de seus documentos.
4. Use um bom software de gestão
Para cada categoria de negócio já existem algumas soluções desenhadas e testadas que podem facilitar bem o trabalho.
No caso do seu ramo não é diferente. Por isso se você ainda percebe alguma deficiência na organização da sua rotina, que faz necessária a gestão de vários tipos de documentos, é melhor repensar sua metodologia de gestão.
Além disso, essas soluções conseguem ter uma abrangência bem maior: desde o controle do seu financeiro, contato com os clientes e criação de álbuns de projetos, até o diário de obra, o controle de cronograma e tarefas.
Para ganhar tempo e ter uma melhor qualidade de vida, automatizar alguns processos e rotinas do escritório deixa a sua forma de trabalhar muito mais assertiva. Essa organização permite que você se concentre mais em coisas importantes e que realmente demandam a sua atenção e raciocínio.
Outro benefício de utilizar um software para gerenciar o seu trabalho e suas informações é que ele já é todo estruturado com as funcionalidades interligadas.
Quando você se organiza utilizando uma serie de opções diferentes de programas ao mesmo tempo, possivelmente acabará misturando alguns procedimentos. Como as coisas não são automáticas e vinculadas, você acaba perdendo tempo para orquestrar cada parte do processo.
Deixe um bom sistema de gestão sistematizar todas as suas informações, e vai perceber que seus dias renderão mais e a sua rotina ficará mais tranquila.
Agora que você já sabe como fazer para evitar a perda de informações na sua rotina de trabalho, talvez queira conferir outro conteúdo que também preparamos pensando em você: Além do projeto arquitetônico: entenda como é a gestão de obras ideal. Confira!