A gestão de qualquer negócio envolve o gerenciamento de uma grande quantidade de informações e colaboradores. Mas na área de arquitetura, ainda é necessário saber manejar as expectativas do cliente e o controle adequado de recursos. Nessa hora, ter um software de gestão de projetos de arquitetura pode fazer muita diferença.
A adoção de um software pode ser o que falta para melhorar a gestão do seu escritório e integrar as diferentes áreas do seu negócio. Não sabe por que adotar esse tipo de ferramenta? Continue a leitura e descubra 7 razões para aderir a um software de gestão de projetos de arquitetura. Acompanhe!
Funções de um software de gestão de projetos de arquitetura
Um software de gestão é uma ferramenta que auxilia na realização de todas as rotinas do trabalho do arquiteto. Com ele, é possível controlar tanto os processos e as atividades realizadas no escritório e na obra quanto a relação com os clientes, agregando mais valor ao serviço prestado.
Existem softwares como o ERP (Enterprise Resource Planning), que integra todas as áreas de uma empresa, e os modulares, que atuam mais especificamente para determinado nicho de mercado. No caso da arquitetura, dá para contar com ferramentas voltadas para as necessidades dos projetos.
Razões para ter um software de gestão de projetos
Então, por que adotar um software de gestão de projetos de arquitetura? Na verdade, existem diversos motivos que podem levar ao uso desse tipo de ferramenta. Afinal, elas podem ser adaptadas a escritórios de diferentes tamanhos e modelos de negócio. No entanto, vejamos algumas das principais razões a seguir.
1. Integra diferentes áreas da empresa
Um escritório de arquitetura envolve o trabalho de diversos profissionais. Além dos arquitetos, há também os responsáveis pelos setores administrativo, finanças, o controle de materiais, recursos humanos etc. E todos eles precisam estar em sintonia para o negócio funcionar da melhor forma, não é mesmo?
No software, é possível integrar todas as áreas e atividades da equipe de profissionais em uma única plataforma. O profissional Cadu Arraes, sócio da CADU Gerenciamento e Implantação, destaca que, como o software é modular, ele pode ser adaptado às diferentes necessidades de cada empresa.
2. Facilita a gestão dos canais de relacionamento
Uma grande dificuldade em muitos escritórios de arquitetura é, justamente, lidar com os clientes enquanto cuida da obra. Além de precisar saber gerenciar as suas expectativas, também existem diversos canais de comunicação, como telefone, chats e e-mails — e todos eles são mais facilmente controlados com um software.
“Se estou indo para uma reunião fechar negócios e, ao mesmo tempo, o cliente me liga para ter informações sobre o seu projeto, eu consigo, sistematicamente, por meio do software, alcançar rapidamente as informações que preciso e compartilhá-las com ele”, explica Cadu.
3. Agiliza a realização e o acompanhamento de tarefas
O software ajuda o arquiteto e os outros colaboradores a acompanharem todas as etapas da obra e dos diferentes processos gerenciais. Isso porque todas as informações estão reunidas e podem ser visualizadas em um só lugar, com atualizações constantes.
4. Oferece relatórios precisos
Acompanhar o desenvolvimento da obra, verificar os resultados financeiros, identificar falhas e desperdícios. Essas e outras ações dependem de informações precisas e confiáveis. Para isso, um software de gestão fornece relatórios detalhados, com métricas relevantes, e fáceis de serem analisados, oferecendo o panorama necessário para uma tomada de decisão mais assertiva.
Afinal, nem sempre uma obra ocorre da maneira como foi planejada. Os materiais podem não ser suficientes, o tempo de execução demorar mais que o previsto e, enfim, tudo pode acontecer. Se for preciso fazer mudanças de imediato, o melhor é poder se basear em informações atualizadas.
5. Facilita a colaboração na empresa
Como os softwares de gestão operam na nuvem, eles podem ser acessados remotamente e a partir de diferentes dispositivos (como tablets, smartphones e laptops), algo que facilita a colaboração dos membros da equipe. Por exemplo, do escritório, o arquiteto pode atualizar uma informação que será acessada no projeto pelo mestre de obras, pelo celular.
6. Proporciona maior segurança nas informações
Para Cadu, a segurança é um dos pontos mais importantes, pois é essencial que as informações sejam armazenadas em uma plataforma totalmente protegida e com sigilo. “O cliente se sente mais importante ao receber um login e senha, onde também terá acesso à informações do projeto em tempo real, 24 horas, de forma segura”, acrescenta o arquiteto.
7. Reduz custos
Ao agilizar os processos e elevar a produtividade dos colaboradores, o software ajuda também a reduzir custos. A otimização dos recursos e do tempo contribui para um melhor aproveitamento do trabalho da equipe, o que só favorece o aumento da lucratividade. E tudo isso com um investimento relativamente baixo.
Benefícios do software de gestão de projetos
Um software de gestão de projetos de arquitetura pode ser uma boa opção para os escritórios se organizarem, controlando melhor as suas atividades e seus profissionais. Veja alguns benefícios da ferramenta:
proporciona mais agilidade na tomada de decisões, com relatórios e informações gerados em tempo real;
favorece um maior controle das finanças, identificando resultados com base em dados confiáveis e atualizados;
facilita a organização dos documentos, já que são salvos diretamente em arquivos na nuvem;
permite que todos os envolvidos (colaboradores, gestores e clientes) recebam as informações sempre atualizadas, agilizando reuniões e evitando conflitos;
confere mais transparência na relação com os clientes, pois eles podem acessar as informações em tempo real;
contribui para aumentar a eficiência da equipe, ao reduzir o tempo de execução das tarefas;
simplifica a operação do software, já que funciona na nuvem, com atualizações e manutenções constantes;
representa mais profissionalismo e modernidade para o escritório, ajudando a atrair mais clientes.
Enfim, ter um software de gestão de projetos de arquitetura pode ser o detalhe que falta para aumentar o rendimento e a lucratividade do seu escritório. Para isso, é fundamental contar com a ferramenta adequada para o seu modelo de negócio e adaptada para atender as especificidades da área.
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