Já tivemos oportunidade de saber, em outros artigos aqui do blog, que a palavra-chave para uma boa gestão de obras é planejamento. Tanto faz se estamos falando sobre a construção de um grande empreendimento, como um shopping center, ou sobre a reforma de uma casa ou de um apartamento. No fim das contas, a organização é a mesma e só deve se adequar ao tamanho do projeto em questão.
É mais do que comum escutarmos de conhecidos que a obra estourou o orçamento e demorou o dobro do prazo combinado. Certamente esses casos poderiam ter sido evitados se o engenheiro responsável tivesse feito um bom cronograma de obra.
No artigo de hoje vamos contar tudo o que você precisa saber sobre o cronograma de obra e como melhorar o planejamento da sua obra.
O que é um cronograma de obra?
Um cronograma de obra é um documento que deve ser elaborado pelo engenheiro e que precisa levar em conta o prazo de duração das atividades de uma obra. Em geral, ele é desenvolvido em formato de planilha, com as etapas sequenciadas e divididas por semanas ou meses, conforme o tamanho e a duração estimada da obra.
Algumas ferramentas, hoje em dia, permitem a criação de cronogramas de fácil visualização, que indicam o sequenciamento lógico das atividades a serem desempenhadas, a duração de cada uma delas e, ainda, o profissional responsável por executá-las. Isso facilita o compartilhamento das tarefas da obra e o monitoramento do serviço.
Essa organização evita atrasos e desperdícios, pois evidencia de forma clara as datas limites para a entrega de materiais, a contratação de mão de obra e quais atividades já deveriam ter sido entregues.
Como todos os usuários da plataforma possuem acesso ao cronograma, fica mais fácil instaurar uma cultura de responsabilidade no canteiro de obras, já que permite que todos tenham a real noção de como as suas atividades impactam no planejamento e na execução final.
Quais são os passos para organizar um cronograma de obra?
1. Enumere todas as atividades
Definitivamente, antes de colocar a mão na massa é necessário que você tenha clareza a respeito de todo o processo da obra.
Portanto, o primeiro passo é fazer uma lista com todas as atividades que estão previstas, desde a montagem do canteiro de obras, passando pela fundação e estrutura até o acabamento final. Essa lista pode ser usada em mais de um projeto, mas as atividades não serão as mesmas necessariamente. Cada obra é uma obra.
2. Organize o serviço e defina os prazos
Depois de listar todas as atividades que deverão ser executadas ao longo da obra e colocá-las em uma sequência cronológica de execução, é importante estimar a duração de cada uma delas. Um cronograma de obra bem feito deve ser o mais fiel possível à realidade, ainda que seja muito difícil controlar todo o processo.
Para não frustrar as expectativas e ganhar alguma margem de manobra, inclua no cronograma possíveis imprevistos ou atrasos no desenvolvimento do processo. Afinal, nem tudo está sob o seu controle e pode ser que o seu fornecedor tenha um problema com a entrega de um material, certo?
3. Tenha boas ferramentas em mãos
Quem já tocou uma obra do começo ao fim sabe do desgaste que algumas tarefas burocráticas podem causar ao longo de todo o processo. Controlar orçamentos, manter contato com fornecedores, armazenar contratos e dar suporte a todas as áreas em um canteiro de obras não são tarefas simples.
No entanto, algumas tecnologias bastante usadas hoje em dia podem facilitar esse trabalho ao otimizar os processos e automatizar algumas funções. Com isso é possível monitorar, ao mesmo tempo, o desempenho dos funcionários, o diálogo com os clientes e a gestão do orçamento.
Quais as vantagens de um bom cronograma de obra?
1. Aumento do controle de prazos
Um cronograma de obra de fácil visualização e organizado permite que o gestor tenha maior controle sobre os prazos de todo o processo. Se essa é uma das grandes preocupações dos clientes, deve ser também a dos gestores.
O cronograma ajuda a monitorar se as datas estão sendo cumpridas e onde é que os prazos podem ser encurtados, se necessário.
2. Redução de custos
Outra vantagem do cronograma de obras é a possibilidade de redução de custos, como, por exemplo, com a economia na compra de materiais. Isso é possível porque, como a ferramenta permite a análise do andamento da obra, pode-se cruzar as informações com a entrada de materiais no estoque do canteiro de obras.
Com isso, o gestor consegue controlar a quantidade de matéria-prima e regular o volume de compras dos produtos, evitando perdas e desperdícios desnecessários.
3. Identificação de gargalos
O acompanhamento metódico do desenvolvimento de uma obra por meio do cronograma também permite ao gestor enxergar não somente o que acontece na semana presente, mas, principalmente, o que está por vir pela frente. Dessa forma, é possível evitar obstáculos e entraves.
Se a etapa de fundação estiver atrasada devido a um problema com as vigas, esse atraso impactará o andamento de todo o restante da obra. Dessa forma, conhecendo o gargalo, o gestor pode tomar decisõespara minimizar o impacto desse problema e buscar soluções em tempo hábil.
Quais os principais erros e como evitá-los?
Ao longo deste artigo procuramos mostrar que um cronograma de obras pode ajudar no acompanhamento do desenvolvimento de todas as etapas da obra. Isso possibilita que o gestor consiga mapear o que ocorre no canteiro de obras e intervir em determinadas ocasiões.
No entanto, isso só funciona se o cronograma de obra for bem feito, seguindo os passos e as dicas que demos aqui — isso demanda investimento de tempo e deve ser considerado parte da construção. Caso contrário, em vez de ajudar, o seu planejamento pode se tornar mais um entrave no processo.
Não aperte o prazo
Lidar com clientes por meio de uma obra é trabalhar com a expectativa de quem está investindo tempo e dinheiro em um sonho. Portanto, a última coisa que um gestor deve fazer é frustrar as expectativas desse consumidor. Levando isso em conta, tenha em mente que todo prazo combinado deve ser cumprido.
Ao elaborar um cronograma de obra, coloque uma margem de manobra de uns dias ou semanas em algumas das etapas que costumam apresentar maiores problemas com a entrega. Isso serve para dar mais segurança ao gestor no cumprimento do prazo. No caso de tudo dar certo, a obra será entregue antes do previsto, o que se mostrará uma ótima surpresa para o cliente.
Não deixe de otimizar o fluxo da obra
Um outro truque na hora de elaborar um cronograma de obra é identificar etapas da construção que podem ser executadas ao mesmo tempo sem que uma dependa da outra ou prejudique a outra, necessariamente.
Com isso, na hora de preencher o cronograma, destacando as semanas em que cada atividade irá ocorrer, lembre-se de preencher as colunas com as etapas diferentes nas mesmas semanas. Isso ajuda a ter uma dimensão real do prazo da obra e garante que haverá economia de tempo.
Não deixe a falta de comunicação atrapalhar a obra
Uma das facilidades do cronograma de obra é a função de compartilhamento das informações, que permite que todos os engenheiros e colaboradores de um empreendimento tenham acesso ao planejamento, saibam se programar e monitorar o andamento das etapas.
Ao mesmo tempo que esse é um ponto positivo, a comunicação — ou melhor, a falta dela — pode acabar causando conflitos capazes de comprometer a obra. Uma dica é criar mecanismos de comunicação para avisar os demais envolvidos a respeito de mudanças no desenvolvimento do trabalho com a finalidade de evitar surpresas.
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