O diário de obra é um dos documentos mais importantes usados por construtoras e incorporadoras. Nele, são registrados os fatos relevantes e acontecimentos do dia a dia da obra. Manter o histórico de execução do projeto é ter um documento essencial para consultas futuras, esclarecimento de dúvidas e formulação de novas práticas.
O diário de obra pode, inclusive, ser uma exigência contratual. O Conselho Federal de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (Confea) tornou obrigatório um documento similar ao diário de obra por meio da Resolução 1.024. Essa norma obriga o uso de um documento — o Livro de Ordem — em todas as obras e serviços executados por profissionais do sistema Crea/Confea.
No Livro de Ordem, é preciso, necessariamente, constar itens típicos dos diários de obra, tais como: datas de começo e previsão de fim da obra, datas de início e de conclusão de cada etapa, nomes de empreiteiras ou subempreiteiras com as respectivas atividades e encargos, períodos de interrupção dos trabalhos e a motivação, entre outros.
Para entender a importância de manter uma espécie de memorial da obra, fique atento aos benefícios que o acompanhamento e o registro das atividades podem proporcionar ao seu projeto. Vamos abordar também as principais funções de um diário de obras e lhe daremos um passo a passo para fazer a elaboração desse tipo de documento com maior eficiência.
Vamos lá?
Benefícios do diário de obra
Tem utilidade documental
Existem dois tipos de gestor de obra: aquele que avalia tudo que deu certo e o que deu errado apenas ao final do processo e aquele que opta por alimentar diariamente todos os acontecimentos em um diário compartilhado com todos os profissionais engajados na obra e também com o cliente, podendo prever possíveis problemas.
A principal utilidade do diário de obras é permitir a organização das informações detalhadas, sobretudo o que acontece diariamente, como o nome sugere. Isso permite que o arquiteto e os demais envolvidos documentem todos os acontecimentos-chave da obra, sem deixar que nenhuma informação passe despercebida e permitindo, assim, que a sua equipe aja de forma rápida diante das surpresas, desafios e contratempos. Esses registros compõem uma memória para a equipe e facilitam o trabalho integrado de todos os envolvidos.
Vale lembrar que o diário de obras é um documento e, portanto, deve ser preenchido com atenção. É importante anotar tudo o que aconteceu durante o dia de trabalho: serviços realizados, máquinas e equipamentos usados, duração do uso, condições climáticas, condições dos materiais necessários, atividades novas, desafios, surpresas, falhas e obstáculos.
Usando a tecnologia a favor do diário de obras, o arquiteto pode ainda registrar essas informações por meio de fotos e vídeos, que podem ser registros valiosos para a equipe de trabalho e para os clientes. Com tudo isso documentado, fica mais fácil para o gestor da obra justificar problemas da equipe e também de terceiros, além de possíveis atrasos ou erros. É ainda uma segurança jurídica, por ser um registro detalhado da execução do projeto.
Por isso, seja o segundo tipo de gestor de obra, sempre!
Otimiza o tempo
Um diário de obras bem-feito vai contribuir também para a otimização do tempo dos envolvidos no projeto. Isso porque, se você utilizar a tecnologia para criar o seu diário de obras, é possível estar atento a tudo o que está acontecendo, em tempo real, durante todos os dias da semana, mesmo longe do canteiro, reduzindo o tempo gasto em comunicação com os demais profissionais que estão executando o projeto, bem como com o cliente — que também poderá acessar os registros em uma plataforma online.
O acompanhamento minucioso da obra, a partir da visualização de todas as atividades previstas e realizadas, a avaliação do que foi e do que não foi bem realizado ajuda também na agilidade da tomada de decisões, na entrega do projeto no prazo estipulado ou mesmo na justificativa rápida dos possíveis atrasos, deixando o cliente sempre atualizado das mudanças de cronograma.
Aumenta a produtividade
Durante a execução do projeto, o registro das atividades em um diário de obras também contribui para o aumento da produtividade. Isso porque o arquiteto e demais profissionais que trabalham no empreendimento vão aprender com os erros e aperfeiçoar a execução, criando fluxos mais definidos e contribuindo para a demarcação de padrões para o controle da obra ao longo do processo. Tudo isso ocorre de forma constante, permitindo uma avaliação periódica do cenário e a situação em que o projeto se encontra por meio das informações mais valiosas.
O diário de obras colabora ainda com a estratégia produtiva do projeto, pois a organização das informações e o controle dos processos vão viabilizar o atingimento das metas. Os registros vão ajudar os profissionais a seguirem uma sequência clara e lógica de todas as etapas, evitando improvisos, erros e retrabalhos.
Reduz custos
Quando os custos do orçamento dos projetos são analisados, existem diversos itens que encarecem o valor final para o cliente. Dentre esses fatores, estão a possibilidade de contratação extra, atrasos, bitributação, taxas, entre outros. Como o diário de obras é uma ferramenta preditiva, é possível prever todos esses contratempos, planejando melhor os gastos, estudando antecipadamente soluções, escolhendo com tempo materiais e marcas com o melhor custo/benefício e evitando acréscimos inesperados.
Dá uma perspectiva histórica
Um diário de obras em uma plataforma tecnológica permite não apenas o registro de todas as ocorrências da obra, como facilita a busca e o acesso a informações específicas e antigas sobre os projetos.
Além de estipular a ordem das tarefas e acontecimentos, é possível manter todos os dados e documentos armazenados em um ambiente seguro e compartilhar informações referentes a qualquer estágio da obra com todos os envolvidos no projeto. Essa perspectiva histórica possibilita que os profissionais e os clientes visualizem o progresso da obra e acessem documentos e registros para tirar dúvidas, ajudando nas escolhas e decisões.
Cria uma cultura da responsabilização
O diário de obras pode ser alimentado por um arquiteto, mestre de obras, engenheiro responsável ou qualquer profissional de confiança do gerente de obra, que esteja contribuindo diariamente para a execução do projeto, e deve ser preenchido ao final do dia, envolvendo os responsáveis pela execução das tarefas programadas.
O documento também pode ajudar no controle das Anotações de Responsabilidade Técnica (ARTs) e dos Registros de Responsabilidade Técnica (RRTs) dos fornecedores. Assim, cria-se a cultura da responsabilização: tudo o que for registrado será de responsabilidade do profissional que acrescentou a informação.
É importante destacar ainda que essa cultura deixa a relação entre os profissionais e cliente mais transparente. Fica mais fácil perceber quem está finalizando as tarefas no prazo, quem está executando as tarefas com primazia e, consequentemente, quem é o responsável por tudo o que for registrado no diário.
Possibilita a negociação de prazos
O registro e organização das informações serve para provar o cumprimento das tarefas dentro das especificações técnicas e também para identificar eventuais falhas e imprevistos gerados.
Dessa forma, a partir do diário de obra, é possível negociar prazos com os clientes e justificar alterações necessárias no projeto de forma mais embasada.
Passo a passo para escrever um diário de obra
O preenchimento do diário de obras deve sempre ser feito ao final do dia por cada encarregado pela execução dos serviços.
É preciso evitar o retrabalho na hora de fazer o relatório do diário de obra. Para isso, deve-se manter anotações detalhadas e centralizadas em um só lugar. Além disso, é importante que esse documento seja de fácil acesso a todos os colaboradores. Manter registros fotográficos das etapas de execução da obra também é uma excelente maneira de fazer o acompanhamento do que está sendo feito.
Não existe um modelo fixo para a elaboração desse documento, que pode ser feito inteiramente à mão, por meio de planilhas Excel ou com o auxílio de softwares. No entanto, apesar de não haver um modelo padrão para o relatório, alguns itens são obrigatórios, conforme a Resolução 1024 do Confea/Crea. Veja a seguir quais são esses itens:
informações sobre o empreendimento, o proprietário e os responsáveis técnicos com a respectiva Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);
qual é a data de início do empreendimento e a previsão da conclusão;
qual é a data de início e de conclusão de cada etapa a ser executada;
indicação da posição física do empreendimento no dia de cada visita técnica;
orientação de execução e do cumprimento de especificações técnicas;
nomes de empreiteiras com suas respectivas atividades e encargos, além de datas de início e conclusão de serviços, com o número das respectivas ARTs;
relato de acidentes e danos materiais ocorridos durante o dia de trabalho;
informações sobre períodos de interrupção dos trabalhos e quais os motivos (financeiro, meteorológico, etc.);
indicação de falhas em serviços de terceiros;
observações que o responsável técnico pelo empreendimento julgar relevantes de serem relatadas.
Assim, é possível observar que a elaboração de um diário de obra exige o detalhamento de várias informações. Geralmente, o diário não é preenchido apenas por um único profissional, mas é preciso ter alguém responsável por ler o documento completo ao final do expediente.
Primeiramente, deve-se informar no cabeçalho qual é o nome do empreendimento, data de início e previsão de conclusão, além do profissional encarregado para a revisão e validação do diário.
Em seguida, descrever brevemente as principais atividades e serviços realizados no empreendimento. Não é necessário fornecer muitos detalhes, apenas indicar o serviço que está sendo feito, o seu andamento e onde está sendo executado.
É muito importante incluir informações sobre as condições climáticas do dia, pois esse aspecto pode influenciar e até mesmo impedir a execução de determinados trabalhos.
Ocorrências que tenham saído da rotina do dia devem ser anotadas. Essas ocorrências podem ser, por exemplo, quebras de equipamento, interrupção no abastecimento de água e luz, acidentes de trabalho ou outros fatos que afetaram o andamento dos projetos.
Deve-se fazer a listagem de todos os funcionários que estiveram envolvidos na execução da obra, inclusive funcionários terceirizados (com a indicação da empresa para a qual trabalham).
É necessário também indicar os equipamentos e a quantidade de horas que foram utilizados. Se algum equipamento ficou inoperante devido a alguma falha, esse fato deve ser descrito nas ocorrências do dia. Esse tipo de informação é muito útil para evitar problemas na execução de serviços nos dias seguintes e também para negociar preços melhores na locação de equipamentos com os fornecedores.
No final do diário, pode-se anexar outros documentos que sejam pertinentes. Caso, por exemplo, as condições do clima tenham afetado o andamento da obra, é recomendável anexar o boletim meteorológico ou alguma notícia referenciando esse aspecto. Esse procedimento serve para justificar atrasos se surgir algum problema de prazo para a finalização dos projetos.
Principais funções do diário de obra
O diário de obras não pode ser entendido apenas como um histórico da execução dos projetos. Mais do que um memorial, esse documento é uma ótima ferramenta para visualização de aprendizados, devendo ser usado como suporte para o planejamento estratégico dos próximos projetos.
O preenchimento correto das condições climáticas é uma informação muito relevante para pensar e planejar ações para lidar melhor com aspectos meteorológicos que interferem negativamente na execução da obra. Fazer um gráfico de chuvas pode subsidiar melhor a tomada de decisões sobre o que pode ser feito ou não nesse tipo de condição climática.
Além disso, fazer a anotação diária sobre a ocorrência de acidentes de trabalho permite que sejam identificados pontos de melhoria para a mitigação de riscos para os funcionários. Com base nessas informações, pode-se investigar quais são as principais causas do descumprimento de normas básicas de proteção individual e também o que precisa ser melhorado nas condições do ambiente e nos processos de trabalho.
A partir da listagem de todos os funcionários envolvidos na realização dos serviços do projeto, pode-se verificar a relevância ou não na contratação de determinadas especialidades de profissionais. Nesse sentido, o diário de obra pode servir também como uma ferramenta de apoio para o controle da presença e produtividade dos funcionários e prestadores de serviço.
É importante salientar que o diário de obras precisa ser escrito de forma objetiva. Contudo, a necessidade de ter objetividade na escrita não significa que os relatos possam ser vagos ou superficiais. As informações devem ser específicas e relevantes, de forma que qualquer pessoa que leia o documento entenda claramente do que se trata cada anotação.
Por fim, o diário de obras não pode ser visto como um documento estático, mas sim um documento dinâmico. Isso quer dizer que não só é permitido, mas também muito recomendável realizar alterações no modelo, incrementando informações que ajudem a tornar esse documento mais claro e útil para compreensão de desafios a fim de subsidiar o planejamento estratégico e a tomada de decisões em projetos futuros.
Gostou dessas dicas sobre o uso do diário de obra? Se você quer saber mais informações relevantes relacionadas à gestão de obras, não deixe de ler o nosso post Por que você deve pesquisar e orçar materiais no projeto da obra?!