Empreender no mercado de arquitetura é uma atividade que exige habilidades que vão além das técnicas habituais da produção. E, para garantir o sucesso e a longevidade de um escritório de pequeno e médio porte, uma tarefa requer atenção especial: a gestão financeira de escritório.
Em geral, arquitetos costumam trabalhar com equipes reduzidas ou em associação com outros profissionais também do ramo de arquitetura, por isso as empresas contam com uma média de 1 a 4 funcionários.
Dentro desse contexto é comum que, com menos gente na equipe, todos tenham que assumir tarefas e responsabilidades que fogem do escopo do trabalho criativo.
No entanto, não é novidade que pouco se aprende sobre esses desafios do mercado de trabalho durante a formação acadêmica de arquitetos e urbanistas. Por este motivo, realizar a gestão financeira de escritório de arquitetura é uma grande dificuldade para muitos profissionais.
Para te ajudar nessa tarefa, separamos aqui as melhores estratégias e práticas para você aplicar de forma rápida e que podem te ajudar a alcançar resultados melhores no seu negócio. Boa leitura!
Gestão financeira de escritório: o que é?
Antes de mais nada, é importante esclarecer: o que é a gestão financeira de escritório, afinal?
De forma resumida, a gestão financeira é o conjunto de ações e procedimentos administrativos relacionados ao planejamento, execução e controle das atividades financeiras de um empreendimento. Tudo isso, é claro, visando obter o máximo de lucro com os serviços prestados.
A verdade é que para conseguir entregar o seu serviço dentro do padrão de qualidade esperado pelo seu cliente, é preciso ter um ambiente de trabalho organizado, que conte com processos de gestão eficientes para garantir o bom andamento do projeto.
É claro que cada empresa vai escolher os melhores processos de acordo com os serviços oferecidos e com a estrutura própria. No entanto, quando o assunto é gestão financeira de escritório, existem algumas práticas que podem ser aplicadas de forma quase que universal. A seguir você confere quais são elas!
Gestão financeira do caixa
O primeiro passo é realizar o controle das entradas e saídas de recursos financeiros da empresa. Isso quer dizer que é preciso administrar qualquer movimentação relacionada a vendas, prestação de serviços, salários, tributos, despesas empresariais, entre outros.
Este controle é importante pois é o que garante que você terá recursos o suficiente ao final do mês para manter as contas da empresa em dia. Ou seja, por meio da gestão do caixa da empresa, você será capaz de tomar decisões melhores com relação a:
Definir os prazos de pagamentos para os seus clientes sem correr o risco de comprometer as tarefas da empresa;
Saber se irá faltar ou sobrar dinheiro ao final de cada mês, o que permite que você tome decisões estratégicas sobre o negócio de maneira mais assertiva;
Compreender qual o melhor momento de investir no negócio
Para criar uma gestão de caixa eficiente, o primeiro passo deve ser verificar o saldo inicial da empresa. Isso quer dizer que você precisa saber exatamente quanto de dinheiro há no caixa.
Em seguida, recomendo que você faça a classificação das receitas e despesas. Essa organização será muito útil no futuro, quando você precisar realizar análises importantes, como por exemplo o valor gasto com ações de marketing.
Por fim, é hora de registrar todas as entradas e saídas de caixa do período. Anote todos os recebíveis da empresa em um período pré determinado, e registre todos os pagamentos recebidos (indicando se foram a vista ou a prazo), e qualquer outra possível entrada de dinheiro.
Além disso, é importante registrar também todos os pagamentos que deverão ser realizados pela empresa. Lembre-se que para que a sua gestão de caixa seja eficiente é preciso que os lançamentos estejam sempre atualizados!
Gestão de investimentos
Quando o assunto é gestão financeira, outro ponto importante é preparar-se para a expansão do negócio.
Como você sabe, para que uma empresa possa crescer, é necessário investir na modernização da estrutura, no aumento da capacidade produtiva, e no que mais você considerar necessário.
Ainda assim, é comum que o empreendedor se depare com dúvidas como: devo investir em capacidade produtiva ou em novos equipamentos? Qual será a melhor opção dado o retorno desejado?
Para obter essas respostas será necessário estudar cada uma das opções levantadas, e claro, o valor disponível em caixa. Tenha em mente que usar o dinheiro do caixa da empresa para investir nela mesma não é um erro, mas é preciso cuidado para não ficar sem capital de giro.
Afinal, conforme você aumenta a estrutura da empresa, a tendência é os custos aumentarem também! Sendo assim, para garantir o lucro ao final do mês, é preciso que a sua receita seja maior do que os custos.
Gestão de crises
Este é outro ponto que merece atenção na hora de fazer a gestão financeira de escritório. Infelizmente, é comum que empresas tenham que fechar as portas por não conseguir superar uma crise
É claro que não existe uma pílula mágica para solucionar as crises financeiras, ainda mais quando se trata de pequenos e médios negócios. A grande dica aqui é separar uma reserva para imprevistos e crises no caixa da empresa. Esse planejamento é o que irá te ajudar a se manter no mercado no caso de possíveis imprevistos – como é o caso da pandemia do Covid-19.
Caso se encontre passando por uma crise financeira, é importante investigar qual a origem do problema. Na maioria das vezes, assumimos que o problema é a falta de receita, quando na verdade o problema pode estar nos custos e despesas operacionais.
Lembre-se: durante momentos de crise é ainda mais importante estar no controle de todos os recursos que entram e saem da empresa. Neste sentido, pode ser interessante dedicar-se à criação de um fluxo de caixa diário ou semanal para que seja possível identificar riscos e tomar as medidas de correção de rota de forma ágil e precisa.
Agora que você já conhece algumas práticas de como fazer a gestão financeira de escritório de arquitetura, que tal conferir como conseguir mais clientes para o seu escritório de arquitetura?