Avaliar os resultados financeiros e operacionais é o primeiro passo para melhorar a performance do seu negócio. Sem indicadores de que os seus investimentos estão dando retorno ou que os seus projetos estão sendo executados de forma eficiente, você coloca suas atividades em risco.
Como saber, por exemplo, o que está gerando prejuízo? Isso pode ser resultado de uma gestão financeira equivocada, da adoção de processos onerosos ou da falta de controle sobre os projetos.
Se você quer aprimorar suas competências gerenciais, está na hora de adotar indicadores para mensurar o desempenho da obra. Confira como incluir esses parâmetros no seu dia a dia!
Por que mensurar o desempenho da obra?
O sucesso de uma obra é influenciado por diversos fatores, que, conjuntamente, contribuem para o resultado final, como: briefing, custos, matéria-prima, mão de obra, riscos e prazos.
Todas essas esferas precisam estar integradas e adequadas ao projeto. Perceba que basta uma dessas frentes desandar para comprometer o todo. Não é à toa que um dos piores erros a serem cometidos na hora de projetar é deixar de integrar todas as etapas.
É a partir daí que nascem os problemas mais recorrentes nas obras. Entre eles, atrasos, erros no orçamento, falhas de comunicação, insuficiência de recursos materiais e humanos, entre outros.
Nem sempre é possível zerar os riscos de falhas em uma obra, mas muitos desses problemas poderiam ser evitados ou minimizados com um melhor gerenciamento dos processos. Para isso, é preciso mensurar o desempenho da obra da forma adequada.
A lição de William Deming, um dos principais estudiosos da gestão da qualidade, é antiga, mas não cai em desuso:
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.”
O que as métricas de desempenho dizem sobre as suas finanças?
A área financeira é a mais sensível na gestão de qualquer empresa. No caso de arquitetos, que lidam com orçamentos específicos para cada projeto e ainda precisam controlar o próprio fluxo de caixa, esse desafio é ainda maior.
Os processos que envolvem questões financeiras não são poucos. Pesquisar e orçar materiais, precificar o próprio serviço e negociar valores com clientes e fornecedores dizem respeito apenas aos projetos.
Ainda há outros aspectos a verificar, como a sua lucratividade, rentabilidade, necessidade de capital de giro, ciclo financeiro, como equilibrar receitas e despesas, onde investir o capital, quanto reservar para imprevistos, etc.
Calma! É possível dar conta desse emaranhado de números. Nossas dicas são as seguintes:
Verifique a lucratividade dos seus projetos
Comumente, avalia-se a lucratividade de negócios como um todo, mas é possível adaptar o cálculo para cada projeto. As informações que você vai precisar, nesse caso, são:
despesas fixas (são aquelas que você tem para manter a sua estrutura, como telefone, aluguel, internet, manutenção do carro, seu pró-labore, colaboradores permanentes, entre outras);
despesas variáveis (aquelas que você tem para realizar um determinado serviço: deslocamentos, alimentação, seu tempo de trabalho, mão de obra, gastos para elaboração do projeto, impostos sobre o serviço, entre outros);
faturamento (valor total do projeto).
Calculando o lucro
Seu lucro será o resultado da receita menos as despesas:
Lucro = receita – (despesas fixas + despesas variáveis)
Calculando a lucratividade
A lucratividade é o percentual da receita que será convertido em lucro líquido:
Lucratividade = lucro / receita x 100
Automatize o controle sobre orçamentos, receitas e despesas
Dominar as informações financeiras relacionadas aos projetos é fundamental para analisar resultados. A forma mais eficiente de controlar as entradas e saída de recursos é adotar softwares de gestão, como o Veja Obra. Confira funcionalidades que te ajudam a acompanhar as finanças:
fluxo de caixa: além de garantir o controle das contas a pagar e a receber, permite fazer projeções de faturamento, auxiliando na tomada de decisões, quanto ao melhor momento para fazer investimentos;
controle dos próximos vencimentos financeiros do projeto;
comparativo gráfico entre custos projetados e realizados;
módulo orçamento: garante a elaboração de orçamentos precisos para cada projeto.
Quais são as métricas operacionais que você pode usar?
A partir do início da execução do projeto, uma série de aspectos devem ser avaliados para que a entrega ocorra como foi planejada. É importante mensurar o desempenho da obra para criar padrões de produtividade e qualidade, além de aprimorar seus resultados.
O principal método adotado para avaliação de performance consiste na aplicação de Key Performance Indicators (KPIs) – Indicadores-chave de Desempenho. Confira os indicadores que você pode utilizar e os cálculos e métodos para realizar as apurações:
1. Produtividade
Produtividade = receita líquida / número de colaboradores
Assim, cada trabalhador produz um valor X (em R$).
2. Desperdício
Índice de desperdício = total de materiais / quantidade de materiais utilizados x 100
O índice de desperdício é de X%.
3. Custo
Desvio de custo = custo real – custo orçado / custo orçado x 100
O projeto ultrapassou o orçamento em X%.
4. Prazo
Desvio de prazo = término real – término planejado / prazo total planejado para obra x 100
Nesse caso, se o resultado for positivo, quer dizer que a obra apresentou um atraso de X%. Já se o resultado for negativo, indicará que o projeto teve a sua entrega adiantada em X%.
5. Segurança
Acidentes de trabalho = (número de acidentes / total de colaboradores ativos) x 100
Indica o percentual de acidentes de trabalho da obra.
6. Satisfação (dos colaboradores e dos clientes)
Deve ser apurada por pesquisas de satisfação, cujos critérios serão definidos pela empresa. É comum adotar pontuações de 0 a 10 para os parâmetros apresentados.
Como planejar e controlar a execução da obra?
Durante a execução da obra, é imprescindível planejar e controlar:
entregas;
responsabilidades;
logística;
sequenciamento das etapas;
gerenciamento de riscos e imprevistos;
padrões de qualidade;
É possível adotar ferramentas tecnológicas para controlar em tempo integral cada uma dessas questões. No Veja Obra, os recursos atendem a todos esses pontos, com funcionalidades como diário de obras, onde são registrados todos os eventos relativos à execução do projeto.
Outra função do software é a elaboração de cronogramas na forma de linha do tempo, que permite o estabelecimento de sequências de tarefas, evitando o retrabalho. De forma geral, é possível controlar todas as atividades e ocorrências do projeto em tempo real, mantendo comunicação direta com clientes e colaboradores.
Agora que você já conhece a importância de mensurar o desempenho da obra, entre em contato conosco para saber como o Veja Obra pode melhorar seus processos e resolver seus principais problemas.