A Metodologia 5W2H é uma ferramenta de gestão da qualidade, e está totalmente ligada a melhorias contínuas nos processos dentro de uma empresa. No caso da arquitetura, ela tem sido muito usada para ajudar na etapa de planejamento das obras, bem como no controle da execução.
No artigo de hoje você aprende como aplicar a metodologia dos 5 porquês no seu dia-a-dia, para que seja possível obter maior eficiência e produtividade nos canteiros de obra. Boa leitura!
Por que Metodologia 5W2H?
Essa é uma sigla proveniente da língua inglesa que irá te ajudar a gerir as atividades no canteiro de obras com planos de ação cada vez mais precisos e eficazes. A ideia é bem simples: utilizar-se de 7 perguntas básicas na hora de planejar as ações a serem tomadas:
(What) O que precisa ser feito? (Why) Por que precisa ser feito? (Where) Onde precisa ser feito? (When) Quando precisa ser feito? (Who) Quem será o responsável por fazê-lo? (How) Como será feito? (How much) Quanto custa para fazer?
CRONOGRAMA DE OBRA
A ideia é utilizar-se dessa ferramenta para planejar cada uma das atividades no canteiro de obras, buscando assim prevenir imprevistos que causam desperdício de tempo e dinheiro. Isso por que, ao responder as 5 primeiras perguntas da lista, você será capaz de quebrar as grandes atividades em pequenas tarefas, identificar os prazos para as atividades a serem realizadas e também para cada etapa de obra com maior precisão, estabelecer prazos para compra e entrega de materiais, e também o tipo de mão de obra que será necessário contratar para a realização de uma determinada atividade.
Perceba que, ao final deste exercício, você provavelmente já terá o esboço inicial do seu Cronograma de obras, assim como uma estimativa do tempo total para a conclusão do projeto. Além disso, você também já tem uma lista completa dos profissionais que devem ser contratados, parte importante a ser considerada no orçamento de obras.
É claro que, para garantir a execução organizada do seu projeto, isso não é o bastante: é preciso também estabelecer um sequenciamento lógico para as atividades. Isso contempla não só estabelecer uma ordem específica para a execução das atividades, mas também identificar quais delas são dependentes entre sí e quais podem ser executadas em paralelo. Esse entendimento é importante para garantir a entrega do projeto dentro do prazo estipulado pelo cliente, evitando retrabalhos.
ORÇAMENTO DE OBRA
Você deve ter reparado que, até aqui, falamos apenas das 5 primeiras perguntas, mas e quanto às duas últimas? Essas perguntas serão responsáveis por te ajudar a entender a complexidade do projeto a nível estrutural, e claro, a nível financeiro também!
É preciso ter em mente que, tanto o orçamento quanto o planejamento estão diretamente ligados a qualquer variação de um ou de outro. O importante aqui é certificar-se de que ambos estejam alinhados com o objetivo principal do cliente.
O planejamento do projeto é a etapa mais importante para garantir que o seu orçamento será o mais próximo da realidade possível, afinal, com as informações obtidas com as 5 primeiras perguntas, fica mais fácil fazer o cálculo do custo com a mão de obra necessário, a escolha dos materiais a serem utilizados, e também os custos de logística com os mesmos. Não se esqueça de considerar os custos relacionados com o período pós obra e também as taxas e impostos.
CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO
Ao final desse exercício completo, você não só será capaz de estimar o custo total para a obra e o prazo para a entrega do projeto, mas também quanto cada etapa de obra irá custar para o seu cliente. O cronograma físico financeiro é uma ferramenta importantíssima para verificar o comportamento dos custos da obra em relação ao avanço físico do empreendimento. Isso permite que o gestor de obra tome decisões de contingência o quanto antes, evitando por exemplo falta de caixa disponível no projeto. Todo esse entendimento permite uma maior organização financeira do cliente.
TECNOLOGIA COMO SUA ALIADA
Para te ajudar a colocar a metodologia 5W2H em prática você pode e deve contar com a tecnologia! Hoje em dia existem soluções completas, como o VEJA OBRA, que permite o compartilhamento das informações da obra com todos os colaboradores em tempo real. Além da possibilidade de criar um cronograma completo, você ainda conta com uma ferramenta financeira que faz análises comparativas entre os valores orçados e os lançamentos reais da obra mês a mês, indica quais grupos de despesa tem maior impacto nos custos da sua obra, aponta as parcelas em vencimento, e muito mais!
Todo esse planejamento pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos da sua empresa: os envolvidos do projeto específico saberão exatamente quais atividades estão atribuídas para sí, e os resultados disso tornam-se claros. Afinal, quando o planejamento é bem implementado, as dúvidas dão lugar à produtividade.
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