Quantas vezes você deixou dinheiro na mesa na hora de executar um projeto por que não contabilizou de forma assertiva os custos da obra? Ou, pior, com que frequência você entrega a obra apenas para descobrir em seguida que você estava pagando para trabalhar?
Não é novidade que fazer o controle dos custos do projeto pode ser uma tarefa complicada. E para garantir que a obra seja entregue dentro dos limites estipulados, é preciso tomar cuidado com os custos inesperados.
Com frequência, o que de início parece pouco, acaba se tornando um pesadelo na gestão financeira da obra. Por isso, hoje vamos compartilhar 5 dicas para você eliminar os custos inesperados na execução do projeto. Boa leitura!
Comece com um orçamento preciso
Antes de mais nada, é preciso entender: a melhor forma de evitar custos inesperados na obra é dedicando tempo à etapa de planejamento. Afinal, para ter um projeto lucrativo, o primeiro passo é ter uma estimativa de custos precisa.
Pense no seu orçamento como a Estrela Norte que irá guiá-lo no caminho para um projeto de sucesso! Ou seja, é por meio do orçamento disponível que você será capaz de definir o nível de complexidade e também o nível de acabamento da obra. Qualquer coisa que estiver fora dessa estimativa, certamente irá causar problemas no futuro.
Para garantir que a obra será executada dentro dos limites estipulados, e sem custos inesperados, o seu orçamento deve conter informações como: uma lista detalhada de materiais, suas quantidades e valores; o custo para a mão de obra; a duração e o local da obra; a necessidade de máquinas especiais.
Não se esqueça de considerar também qualquer flutuação de preço, taxas (como de entrega de material, por exemplo) e impostos quando forem aplicáveis – muitas vezes, estes são os grandes responsáveis por custos inesperados na obra.
Atenção às mudanças de escopo
Você sabia que um projeto tem em média quatro pedidos de alteração? Isso significa que, o seu cronograma e o seu orçamento de obras podem ser alterados também, o que pode resultar em custos inesperados (tanto para o cliente quanto para você, profissional). É por isso que você deve acompanhá-los de perto a todo momento!
Não esqueça de incluir no seu contrato de trabalho o número de mudanças e alterações previstas no projeto antes da etapa de execução e, principalmente, qual o custo por qualquer solicitação ou mudança que não esteja prevista em contrato. Afinal, o seu cliente precisa entender que o seu tempo de trabalho custa.
Também é seu papel explicar para o cliente que qualquer mudança de rota realizada já na etapa de execução pode resultar no aumento dos prazos e em custos extras. Portanto, toda e qualquer mudança no escopo deve ser avaliada!
Controle de custos
Outro ponto importante para evitar custos inesperados é dedicar tempo ao controle de contas a pagar e receber. Para isso, é importante que você tenha organizado todos os pedidos de compra de materiais ou serviços para o projeto.
Ter essas informações em mãos é fundamental para que você tenha acesso às especificações dos materiais e serviços comprados, o seu preço, quantidade, fornecedor, número de parcelas e etapa da obra na qual será usada.
Esse controle é o que permite que você realize um fluxo de caixa da obra, o que possibilita um maior entendimento de como estão sendo aplicados os recursos financeiros da obra, bem como o planejamento de desembolso.
Atenção aos prazos
Os prazos de conclusão da obra são a causa de insônia da maioria dos construtores. Afinal, prazos perdidos custam tempo e dinheiro, e aumentam o estresse em seu relacionamento com o cliente.
Os atrasos são uma das maiores causas de custos inesperados no projeto. Por isso, a dica para evitar atrasos na entrega da obra é estabelecer um cronograma sólido na etapa de planejamento do projeto.
Aqui me refiro não só a estimar os prazos de execução de cada uma das atividades planejadas, mas também a organização das mesmas em uma sequência lógica de execução.
Não esqueça de considerar uma margem de erro na hora de estimar os prazos para a execução de cada uma das atividades. Afinal, imprevistos acontecem! E claro, qualquer atraso ou desvio de rota deve ser documentado no seu cronograma e compartilhado com todos os colaboradores de obra.
Todo esse controle e transparência ajuda a criar uma cultura de responsabilização no canteiro de obras, pois cada um dos colaboradores de obra consegue entender de forma clara como o seu trabalho impacta no projeto.
Comunicação sem ruídos
Um projeto raramente envolve apenas você, sua equipe e seu cliente. Há muitas mãos envolvidas no projeto para que ele ultrapasse a linha de chegada dentro dos padrões de qualidade e limites estabelecidos.
Nesse sentido, ter um relacionamento forte com todos os seus colaboradores ao longo do caminho, ajuda a garantir que o projeto seja um sucesso!
E para isso, é preciso que todos estejam na mesma página, daí a importância de uma comunicação sem ruídos. Não existe nada pior do que perceber que um projeto foi prejudicado por conta de algo que poderia facilmente ter sido evitado.
A verdade é que a comunicação ineficiente entre os membros da equipe custam à indústria da construção civil bilhões de dólares anualmente. Por isso, se você quer eliminar custos inesperados no seu projeto, então precisa garantir o compartilhamento e alinhamento das informações entre os seus colaboradores de obra.
Investir em softwares de gerenciamento de construção pode ajudar sua empresa a atingir todo o seu potencial, ao mesmo tempo em que reduz as falhas de comunicação.
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