Não é novidade que as planilhas de Excel são uma das ferramentas mais utilizadas por empresas de todos os setores, inclusive na construção civil. Quando o assunto é o controle administrativo da empresa e da obra, é comum que os profissionais optem pelo uso das planilhas. Mas será que as planilhas são a melhor opção?
É inegável que as planilhas de Excel são bem úteis na hora de realizar pequenos processos comandados por uma única pessoa. No entanto, a verdade é que essa ferramenta não nasceu para servir de ferramenta colaborativa.
Confira a seguir os maiores riscos de apoiar a gestão das suas obras e da empresa nas planilhas de Excel.
O grande problema com as planilhas de Excel
Será que você está preparado para aceitar o fim das planilhas? Nós sabemos que muitos profissionais se apoiam nessa ferramenta para realizar tarefas do dia-a-dia relacionadas ao controle financeiro da empresa e da obra.
Mas com o avanço das tecnologias, as planilhas têm representado cada vez mais risco quando o assunto é acompanhamento e controle de dados.
Um dos grandes riscos atrelados ao uso de planilhas de Excel é a falta de trabalho simultâneo. Nesse sentido, por mais que o profissional tenha acesso a todas as planilhas, não é possível atualizar as informações em tempo real, não é possível rastrear os responsáveis por alterações e inserção de dados, e não existe integração de dados.
Tudo isso compromete a produtividade e eficiência da sua equipe, bem como impede que você seja capaz de realizar análises consolidadas e confiáveis sobre o trabalho de gestão que está sendo executado. O resultado disso é insegurança nos processos e tomada de decisão.
Ainda não te convenci sobre os riscos de se apoiar unicamente nas planilhas de Excel? A seguir você confere alguns dos motivos pelos quais você precisa adotar uma ferramenta tecnológica especializada para o setor da construção civil.
1 – Planilhas não são tão simples como parecem
Na teoria é fácil, claro! Mas as planilhas não foram feitas para tolerar dados errados.
Estudos indicam que 90% das planilhas com mais de 150 linhas possuem erros graves, e que a chance do usuário cometer erros na célula é de 1,79%. Já pensou quanto isso pode custar para você ou para o seu cliente?
Além disso, vale apontar que, ainda que a sua interface pareça simples, a maioria das pessoas possui pouco conhecimento sobre as funcionalidades que as planilhas Excel oferecem – e por isso, acabam se atendo somente à entrada básica de dados.
Isso pode ser um problema, pois passa uma falsa sensação de segurança e controle, o que pode acabar por induzir ao erro, pois qualquer clique errado ou alteração de fórmula pode ter impactos graves na gestão.
2 – Falta de segurança
A falta de segurança é outro fator alarmante no uso das planilhas de Excel como ferramenta única de gestão. Uma planilha irá executar a tarefa solicitada independentemente dos dados estarem corretos ou não.
Como se baseiam na entrada de dados manuais, é comum que os usuários utilizem o ctrl C + ctrl V para poupar tempo – aí que mora o perigo! Nesse cenário qualquer vírgula fora do lugar pode ter impactos irreversíveis na gestão do negócio ou da obra.
Já parou para pensar quantas vezes você faz a transferência de dados de uma planilha para outra no dia-a-dia da sua empresa? Esses pequenos erros passam despercebidos, e podem custar caro para a sua empresa!
Talvez você já tenha ouvido falar no caso da ex-gigante de mercado Kodak. Em 2005 alguns zeros a mais inseridos por acidente numa planilha de Excel chegou a custar U$11 milhões para a empresa.
Um ajuste feito às pressas fez com que o valor das ações da marca caíssem em 31% – tudo para corrigir um erro de digitação cometido em uma planilha. Esse erro chegou a custar em média U$100 milhões por trimestre. Já pensou?
3 – Limitações
A maioria dos problemas surge quando mais de uma pessoa utiliza a mesma planilha. Afinal, um usuário pode sobrepor dados, duplicar e até deletar informações.
Como não podem ser operadas simultaneamente, o uso das planilhas de Excel atrasam o compartilhamento de informações entre os stakeholders de um projeto.
Além disso, quando se trata de capturar erros no planejamento e controle financeiro, a visibilidade dos dados é algo fundamental. No entanto, como essa ferramenta é unidimensional, a experiência que as planilhas de Excel oferecem para os clientes é muito pobre em termos de visibilidade e navegação – o que também tem impactos na qualidade da gestão.
4 – Ruídos de comunicação
E por falar em compartilhamento de informações, outro grande problema é a criação de diversas versões de um mesmo documento. Com várias cópias, como saber ao certo qual é a mais atualizada?
Como você já sabe, no âmbito de obras e reformas garantir o alinhamento de informações entres os colaboradores de obra é fundamental para que seja possível executar o projeto dentro do orçamento de obra, dos prazos estipulados e, claro, da qualidade esperada.
5 – Planilhas são tediosas
Ainda que as planilhas de Excel possibilitem realizar uma infinidade de tarefas, seu método ainda é considerado extremamente tedioso. Isso se dá por conta da necessidade de inserir todos os dados de maneira manual, o que pode ser um processo demorado e pouco prático.
Esse ponto é especialmente verdade quando falamos de profissionais da área criativa, onde a interface das ferramentas e usabilidade ganha força ainda maior.
7 – Transparência
Outro ponto importante é com relação a segurança e transparência no uso das planilhas: não é possível controlar quem editou as células e fórmulas inseridas – e isso pode ser um grande problema.
Ainda que você seja capaz de escolher as pessoas com as quais irá compartilhar o arquivo e até criar uma senha de acesso para acessar o material, as planilhas de Excel estão sujeitas a erros que podem comprometer a assertividade dos dados.
Use a tecnologia a seu favor!
A gente sabe que muitas vezes é difícil ter que se desapegar de soluções antigas no mercado. No entanto, muitas vezes essas mudanças carregam algo positivo junto de si: são um sinal de que o seu negócio está evoluindo e pronto para alçar novos voos.
Ainda que não seja possível afirmar que as planilhas em Excel estejam em extinção, cada vez mais é possível enxergar um movimento de migração no mercado: empresas buscam aplicativos e softwares capazes de proporcionar maior agilidade e precisão às tarefas do dia-a-dia.
Mas se não as planilhas de Excel, então qual outra solução? Hoje é possível ter as facilidades da planilha ao mesmo tempo em que elimina os problemas relacionados à elas! Alguns benefícios de usar softwares como o VEJA OBRA são:
Possibilitam a atualização de informações em tempo real
Facilitam a colaboração entre membros da equipe
Ajudam a integrar diferentes áreas da empresa
Filtram o acesso de usuários
Exibem informações de forma visual e simplificada
Fornecem análises completas de dados
E muito mais!
Agora que você já conhece a importância de contar com ferramentas mais seguras e transparentes na gestão das suas obras e da sua empresa, é hora de levar o seu negócio para o próximo nível! Acesse o www.vejaobra.com.br e cadastre-se para testar grátis por 14 dias!