A gestão financeira de obras costuma ser um dos pontos fracos de construtoras, arquitetos e engenheiros devido à falta de planejamento, organização e adoção de sistemas tecnológicos que auxiliem em sua execução. Problemas decorrentes disso incluem atrasos em obras, investimentos mal aplicados e dificuldades de término de projetos por falta de recursos econômicos.
Para superar esses desafios, é preciso um controle orçamentário, melhor administração do fluxo de caixa e maior cuidado no direcionamento de valores. Caso contrário, continuarão a surgir empecilhos para o progresso e conclusão de projetos, inclusive provocando prejuízos econômicos.
Se você está passando por uma situação assim ou quer preveni-la, a seguir separamos seis dicas práticas para uma boa gestão financeira! Elas poderão ajudá-lo a evitar que sua obra se torne bagunçada ou caia naquelas máximas de que “sempre sai mais caro do que o planejado” ou “a obra nunca termina”. Confira!
1. Estipule um orçamento para o projeto, e faça previsões de desembolso
O primeiro passo de uma obra com planejamento, é estimar um orçamento total para execução do projeto. Antes de colocar a mão na massa é necessário ter uma estimativa realista dos investimentos que serão empregados na obra, para evitar surpresas no decorrer da execução que possam impedir sua continuidade, ou que acarretem em alterações significativas no projeto.
Para que sua estimativa do orçamento seja o mais assertiva possível, é importante contar com profissionais de diferentes especialidades na sua equipe, que vão te ajudar a prever os materiais e atividades necessárias.
Mas só criar um orçamento não basta! É preciso realizar uma previsão de desembolso desses investimentos, o que permite obter maior previsibilidade das despesas.
Para tanto, pode-se avaliar quando será necessário a aquisição de materiais, contratação de serviços, emprego de mão de obra, se teremos gastos com juros de eventuais empréstimos assim como reservas para imprevistos (acidentes, material extra para obra, consertos etc.).
Organizar os itens orçados em um cronograma de atividades, vai te ajudar a ser mais assertivo nesse primeiro passo.
2. Monte um cronograma físico-financeiro
Com essa estimativa dos valores que serão gastos na obra, organizadas em atividades, criamos um cronograma físico-financeiro, que nada mais é que uma ferramenta que agrupa o planejamento dos custos da obra conforme cada etapa do projeto, estimando quando está sendo gasto por fase da obra. Ele permite checar a porcentagem de recursos do orçamento empregados em cada etapa da obra e se é possível executar o projeto na velocidade planejada.
Essa ferramenta é vital para que não só o gestor como os seus liderados consigam acompanhar o orçamento e os prazos durante a obra. Estes podem ser detalhados por dia, semana, quinzena ou mês, conforme as necessidades e exigências do empreendimento.
Resumindo, por meio do cronograma físico-financeiro é possível verificar se a execução se encontra dentro do prazo determinado, assim como se os recursos estão sendo consumidos de forma o cliente, ou empresa, possam absorvê-los. Deste modo, simplifica-se a visualização da necessidade de ajustes dentro das equipes e processos, além de facilitar a obtenção da previsibilidade de custos.
Isso ajuda a evitar descontrole das contas e até necessidades de crédito junto a instituições financeiras, o que certamente incorrerá em despesas extras como juros e taxas bancárias.
Do lado positivo, também se torna possível identificar se haverá sobras do orçamento e até direcioná-las para outros fins.
O cronograma físico-financeiro pode ser usado em múltiplas obras e dos mais variados tipos, pois é altamente personalizável. Por exemplo, pode ser empregado em:
edifícios.
residências.
ruas, avenidas, estradas e outros projetos de pavimentação.
reformas, restaurações e recuperações.
indústrias, fábricas e diferentes tipos de empresas.
Vale lembrar que o conhecido cronograma da obra só inclui aspectos operacionais, com a programação das atividades a serem executadas. Pode ser geral ou detalhado, com os prazos de cada fase, como estrutura, alvenaria, fundação, acabamento, pintura etc. Todavia, para ser um cronograma físico-financeiro, ele precisa que cada etapa, ou atividade, tenha um orçamento previsto a fim de ser executada.
3. Tenha controle rígido dos funcionários
O controle dos funcionários deve ser rígido e organizado, para que o trabalho realizado seja bem distribuído e tenha melhor rendimento.
Isso é fundamental para evitar mão de obra ociosa ou sobrecarregada em determinados períodos, o que poderá gerar despesas com horas extras ou problemas com a justiça trabalhista.
Por isso, o encarregado pela gestão financeira da obra deve ficar de olho em indicadores de desempenho que possam impactar a parte econômica (quantidade de horas extras, produtividade homem-hora etc.).
4. Integre a gestão de compras e logística com o gerenciamento financeiro
Durante uma obra, as áreas de compras e de logística são responsáveis por grande parte dos gastos com recursos e matérias-primas, bem como com transporte e movimentação deles pela construção. Por isso, é essencial que sua gestão esteja corretamente integrada junto ao gerenciamento financeiro.
Isso significa que as ferramentas usadas e os gestores de ambos os setores, precisam se dar bem, “falar a mesma língua”. Caso contrário, os custos com desperdícios e negociações desfavoráveis com fornecedores, poderão sair de controle.
Nesse ponto, os setores de compras e logística exercem papéis importantes na negociação de descontos, prazos e outros benefícios junto aos fornecedores, trazendo maior eficiência para a obra. Por isso contar com fornecedores e prestadores de serviço parceiros, com os quais você já possui um relacionamento de confiança, faz toda a diferença nos custos do projeto.
Assim como o planejamento financeiro, o plano de compras e logística deve ser feito com antecedência, levando em consideração não só os recursos materiais necessários, como também:
a dimensão das instalações dos trabalhadores.
os equipamentos necessários para a mobilização de materiais e transporte.
o canteiro de obras e os espaços necessários para armazenagem de materiais (para análise dos custos de estoque e segurança).
o fluxo de trabalhadores e pessoas que passarão pelo local etc.
Avaliando tais itens, fica mais fácil descobrir os pontos que facilitam o trabalho ou que causam dificuldades ao andamento da obra, originando despesas não previstas.
5. Apure o rendimento por meio de relatórios e indicadores
Acompanhar os gastos e prazos por si só não basta, é preciso medir o grau de efetividade com que os recursos são usados. Para isso, a confecção de relatórios, a utilização de indicadores de desempenho e o acompanhamento de índices financeiros são fundamentais.
Entre os índices financeiros que podem ser usados, temos:
Custo unitário básico por metro quadrado (CUB/m²), que permite obter o custo parcial da obra.
Benefícios e despesas indiretas (BDI).
Índices PINI de custos de obras de infraestrutura.
Custos unitários PINI de edificações (CUPE).
Além destes, é indicado que o responsável pelas finanças do empreendimento analise relatórios com o histograma de mão de obra e a relação de tarefas adiantadas/atrasadas do período. Também é essencial levantar causas de descumprimento de objetivos e metas para que, com essas informações, se possa planejar e reorganizar as ações e orçamentos das etapas seguintes da obra. Por último, é importante manter e observar o histórico de execução do projeto.
6. Adote um software de gestão de obras com módulo financeiro
É fundamental adotar um software de gestão de obras que tenha um módulo financeiro, pois isso torna a gestão muito mais simples, eficiente e transparente.
Utilizar planilhas de controle ou anotações físicas pode gerar grande porcentagem de erros no controle financeiro, sem falar que a obtenção de relatórios específicos e de indicadores demanda conhecimento técnico e domínio dessas ferramentas. Além, é claro, de muito tempo para organizar dados às vezes espalhados em dezenas de arquivos. No sistema, as informações são organizadas num banco de dados, o que facilita o acesso a elas rapidamente.
Seguindo estas seis dicas certamente sua gestão financeira de obras será beneficiada, facilitando o seu trabalho e o de todos aqueles que precisam do bom desempenho econômico do empreendimento para otimizarem suas próprias atividades.
Com informações confiáveis e um gerenciamento otimizado, fica mais fácil também obter crédito ou financiamento em instituições bancárias, além de fortalecer a imagem da empresa junto aos clientes. Afinal, quanto melhor a gestão das finanças da obra, menores os desperdícios e custos com compra de materiais e mão de obra, o que poderá ser repassado para o público na forma de descontos e condições de pagamento mais vantajosas.
Inclusive, poderão sobrar recursos para a aquisição de materiais de melhor qualidade para serem empregados na construção, sem esquecer de que ela terá maiores chances de ficar pronta dentro do prazo ou até antes, para alegria dos futuros moradores!
Agora que você já sabe como otimizar a gestão financeira de obras, que tal compartilhar essas dicas nas suas redes sociais para que seus contatos também as descubram?