Se você é um profissional que executa obras já deve saber que grande parte dos desperdícios no canteiro de obras é resultado de mau planejamento. Isso por que, em um planejamento de obra, são muitas as variáveis envolvidas: detalhes de orçamento, estimativa de tempo de execução para cada atividade, logística no canteiro de obras, entre outros.
Para amenizar essas questões e diminuir o número de imprevistos na execução das obras, se tem investido muito na modernização de ferramentas de gerenciamento capazes de auxiliar tanto no planejamento quanto no gerenciamento da execução das obras.
No artigo de hoje você aprende os 6 sinais de que você precisa de um software para fazer orçamentos!
1. Você sofre com ruídos de comunicação
Ruídos de comunicação são o primeiro sinal de que você precisa de uma solução tecnológica para fazer orçamentos mais precisos. Em toda obra existe uma grande quantidade de documentos de tipos variados, todos necessários para que o projeto seja executado com sucesso.
Exatamente por isso, é importante que eles estejam organizados de maneira funcional para que todos possam ter acesso a eles quando necessário. O que isso quer dizer? Que todos os documentos da obra x devem estar em uma mesma pasta, assim como os da obra y devem estar em outra.
2. Você tem contas em atraso
Com tantas variáveis, é comum esquecer de um ou outro pagamento, certo? A resposta é não! São exatamente essas pequenas falhas que acabam gerando altos custos desnecessários para o seu escritório ou para o seu cliente.
O que muitas vezes consideramos pequenas falhas nos nossos processos, são na verdade os nossos verdadeiros sabotadores! Atrasos em pagamentos resultam em juros e multas que podem roubar a sua lucratividade, por isso é importante contar com uma ferramenta que te avise sobre as próximas parcelas a vencer, até mesmo para que você possa planejar o seu fluxo de caixa com mais precisão.
3. Você não controla as datas de recebimento
Tão importante quanto saber as datas de vencimento das parcelas em pagamento, é ter o controle das datas de recebimento do seu escritório. Sem essa verificação, planejar o seu fluxo de caixa torna-se praticamente uma missão impossível, especialmente se você está executando mais de um projeto ao mesmo tempo.
4. Você não tem o controle do orçado versus o realizado
Esse é um grande sinal de que você precisa de uma ferramenta para o controle do orçamento! Quanto você gastou em determinado mês com um projeto? Como foi feita essa compra? O custo final foi compatível com os valores orçados na fase de planejamento?
Além de ser importante para garantir que os custos do projeto sejam compatíveis com os valores orçados na fase de planejamento, o comparativo entre os valores orçados e realizados permite que você identifique quais os grupos de despesa que consomem mais recursos do projeto.
5. Você não aprende com os seus erros passados
Sem o histórico das suas execuções passadas é impossível melhorar os seus projetos futuros! Além de serem importantes guias para a criação de novos orçamentos, os dados de execuções passadas também podem ser úteis na hora de negociar com os fornecedores de obra.
Somente por meio da avaliação de indicadores de desempenho é que será possível criar orçamentos de obra cada vez mais precisos. Por isso, contar com um software para fazer orçamentos é fundamental.
6. Você ainda utiliza planilhas.
Quanto mais detalhado e específico o seu orçamento, menores as chances de haver desvios significativos na hora de executar o projeto. A ideia aqui é chegar em uma estimativa precisa do custo real de um projeto, e para isso é preciso não só estimar os preços e prazos, mas também possuir um entendimento acerca das atividades que serão realizadas, bem como ser capaz de acompanhar sua execução.
Tentar realizar todas essas etapas da obra por meio do uso de planilhas pode ser um verdadeiro tiro no pé. Afinal, qualquer erro de digitação na hora de configurar as planilhas ou até mesmo na hora de adicionar um valor pode comprometer o resultado.
Basta pensar que um erro de cálculo pode representar aumento de custos, atraso na entrega do projeto e o pior: problemas estruturais graves. Não dá para confiar toda a segurança da obra em cálculos incertos.
Se você se identificou com alguma das situações descritas acima, então é hora de você adotar um software para fazer orçamentos no dia-a-dia do seu escritório. Além de entregarem uma experiência de usuário mais amigável que programas como o Excel, os softwares de gestão apresentam uma visão geral acerca do processo de execução do projeto.
Outra função importante é que, por meio do uso de softwares, os seus orçamentos ficam mais completos e precisos, com especificação de preços, fornecedores, número de parcelas, data de vencimento da propostas, entre outros.
Algumas funcionalidades como a exibição dos valores gastos e do quanto ainda há em caixa são fundamentais para o controle dos gastos do projeto, e também para que seja possível antecipar imprevistos.
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