Se você é um gestor de obras, certamente entende que por mais que haja planejamento, nenhuma obra sai 100% conforme o planejado. E isso vale não só para o canteiro de obras, mas para outras áreas da nossa vida profissional e pessoal.
Nesses casos, o mais importante é encontrar o problema o mais rápido possível para então buscar soluções viáveis que minimizem os riscos e prejuízos dos imprevistos. A metodologia FCA é uma ferramenta simples e eficiente que pode te ajudar nessa difícil tarefa. Confira no nosso post de hoje tudo o que você precisa saber para melhorar os seus processos de obra de forma eficiente.
O QUE É A METODOLOGIA FCA?
É muito comum que gestores se deparem com problemas e gargalos recorrentes na execução das obras, porém sem conseguir identificar uma causa central para o problema. Este é um dos principais motivos pelo qual o acompanhamento de obras é tão importante!
A Metodologia FCA foi desenvolvida justamente para ajudar gestores a identificar gargalos em seus processos para então traçar uma linha de ação coerente, sempre visando a solução do problema e melhorias nos processos internos da empresa. O uso dessa ferramenta facilita o processo de tomada de decisão, pois torna ele mais assertivo.
Mas o que significa o FCA?
Sua metodologia diagnóstica consiste na consideração de três aspectos importantes: a situação problema e suas circunstâncias (Fato), a condição que gerou essa situação problema (Causa) e o comportamento certo para modificar essa situação problema (Ação).
COMO IDENTIFICAR UM FATO?
Nesse contexto, um fato nada mais é do que uma situação problema que esteja afetando a sua operação, a performance ou os resultados da sua empresa. Por exemplo: as obras do ano extrapolaram em 15% o tempo de execução planejado.
Para te ajudar nessa tarefa complicada, você pode utilizar-se de 5 perguntas que te ajudarão a identificar todos os detalhes do problema, e consequentemente, facilitarão no momento de identificar a Causa do mesmo posteriormente. São elas: O que? Quando? Quanto? Como? Onde?
Por exemplo:
O que está acontecendo? As obras atrasaram. Quando as obras atrasaram? No último ano. Quanto as obras atrasaram? Em média 15%.
Nem sempre será possível utilizar todas as perguntas, mas por meio das respostas obtidas é possível recolher informações importantes e criar hipóteses válidas.
COMO ENCONTRAR A CAUSA?
A causa é o motivo que desencadeou o problema para a empresa, podendo ser mais de uma ao mesmo tempo. É importante identificar a causa dos problemas para que seja possível controlar os seus efeitos, bem como planejar as ações que deverão ser tomadas.
Acontece que achar a causa de um problema pode ser a etapa mais complicada desse processo, pois nem sempre a verdadeira causa do problema apresenta-se de maneira óbvia. Para esse tipo de situação, temos outra dica valiosa para você: a técnica “why-why” (do inglês, porque-porque).
Essa técnica serve para aprofundar o entendimento sobre o problema, questionando a resposta o máximo de vezes possível. Vamos a um exemplo:
Fato: Obras atrasadas em 15% no ano.
Porque as obras atrasaram? Porque faltou material. Por que faltou material? Porque o fornecedor demorou para entregar. Por que o fornecedor demorou para entregar? Porque os pedidos foram feitos de última hora. Por que os pedidos foram feitos de última hora? Porque faltou planejamento. Por que faltou planejamento? Porque não fizemos o acompanhamento da execução da obra.
Perceba que somente após inúmeras perguntas é que foi possível identificar a real causa do problema: a falta do acompanhamento da execução das obras. Especialistas recomendam uma média de 5 por que’s, mas você pode usar quantos achar necessário.
CRIANDO UM PLANO DE AÇÃO
Agora que você já identificou o problema e sua causa, é hora de traçar um plano de ação para corrigir os danos e não repetir os mesmos erros. Para tanto, é importante revisar as metas e objetivos da empresa, certificando-se de que são atingíveis e realistas dentro da estrutura da empresa.
No nosso exemplo, podemos instituir o uso de um Diário de Obras por exemplo, para garantir que todas as atividades estão sendo realizadas conforme foram planejadas.
O interessante dessa metodologia é que, ao buscar a raiz para um problema existente, você acaba encontrando outros processos que necessitam de melhoria. O conhecimento aprofundado acerca dos processos da sua empresa também serve como uma ferramenta de prevenção de riscos para o futuro.
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